Hoe ‘werkt’ een algemene ledenvergadering (ALV) van de VvE? Wat is belangrijk, welke regels moeten gevolgd worden en wat betekenen de termen die ze bij zo’n ALV gebruiken? Wij leggen het hier uit.
De Vergadering van Eigenaren, ofwel de Algemene Ledenvergadering, moet minstens eenmaal per jaar georganiseerd worden door het bestuur van de VvE. Dit moet binnen zes maanden* na afloop van een boekjaar plaatsvinden. Vaker mag natuurlijk ook als dat nodig is.
Ook de leden zelf mogen tot zo’n Vergadering van Eigenaren oproepen. Deze eigenaren moeten dan wel gezamenlijk in ieder geval 10% van de stemmen uit kunnen brengen. Als zij om een ALV verzoeken dan moet die door het bestuur binnen een periode van drie weken na dat verzoek uitgeschreven worden. Gebeurt dat niet, dan mag die groep eigenaren zelf de leden bijeenroepen.
Tijdens Corona is het ook rechtsgeldig om digitaal te vergaderen. Daarvoor is een noodwet door het Rijk in het leven geroepen. Als sommige onderwerpen niet voor zo’n digitale meeting geschikt zijn, dan kan het bestuur met de beheerder ervoor kiezen om, omwille van de VvE, de vergadering uit te stellen.
Als een VvE-vergadering wordt uitgeschreven, moet de uitschrijftermijn worden gehandhaafd. In veel splitsingsaktes is daarvoor opgenomen dat de dag van oproepen en de dag van vergadering niet bij die termijn mag worden gerekend.
De agendapunten om te bespreken in de vergadering kunnen door het hele jaar heen aangedragen worden door de leden van de VvE. Ook nadat de uitnodiging is verstuurd, kunnen er nog agendapunten ingediend worden. Tot wanneer dit kan, staat vermeld in de splitsingsakte. Of de aangedragen agendapunten ook daadwerkelijk op de agenda komen, wordt besloten door het bestuur.
Een formele uitnodig van een VvE-vergadering moet de volgende onderdelen bevatten:
De voorzitter wordt gekozen door de Vergadering van Eigenaren. Dat kan een VvE-lid zijn maar dat is niet noodzakelijk. De voorzitter heeft als belangrijkste taak om de vergadering te leiden. Er is ook een voorzitter van het bestuur maar als het bestuur uit slechts één persoon bestaat, dan mag diegene niet ook de voorzitter van de vergadering zijn. De duur van het voorzitterschap kan verschillen; dit kan voor onbepaalde tijd zijn maar er kan ook per vergadering een andere voorzitter aangewezen worden.
De wet bepaalt dat alle eigenaren toegang hebben tot de vergadering. In de splitsingsakte zijn het totale aantal stemmen en het aantal stemmen dat elke eigenaar kan uitbrengen, vastgelegd. Besluiten in de vergadering worden met een volstrekte meerderheid, dus meer dan de helft, van stemmen genomen, tenzij er een afwijkende regeling is.
In sommige gevallen worden besluiten met een meerderheid van ten minste twee derde van het aantal uitgebrachte stemmen genomen. Dit betreft vergaderingen waarin niet alle eigenaren aanwezig zijn of niet allemaal vertegenwoordigd zijn. Degenen die wel aanwezig zijn, moeten samen ten minste twee derde van het totaal aantal stemmen kunnen uitbrengen. Dit betreft dan besluiten inzake uitgaven die niet te maken hebben met onderhoud en herstel van gemeenschappelijke ruimtes die in totaal niet het door de vergadering vastgestelde bedrag overschrijden.
Het quorum is het minimum aantal stemmen dat op de vergadering vertegenwoordigd moet zijn. Alleen als dit quorum op de vergadering bereikt is, kan de ALV rechtsgeldige besluiten nemen. Wat dat minimum aantal is, staat in de splitsingsreglementen omschreven. Vaak is dit minstens de helft van het totaal aantal stemmen, zij moeten op de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Is dat niet het geval, dan is een tweede vergadering nodig. Deze moet binnen twee tot zes weken na de eerste vergadering plaatsvinden, eerder of later is niet toegestaan. Wordt ook tijdens die tweede vergadering het quorum niet gehaald, dan is het wel mogelijk om besluiten te nemen. Let wel, deze quorum-eis komt niet meer voor in de meest recente modelreglementen van 2006 en 2017.
Een vernietigbaar besluit is een besluit dat door de vergadering genomen is, maar door een rechter vernietigd wordt. Dit kan gebeuren als een eigenaar van mening is dat het door de vergadering genomen besluit onredelijk is. De eigenaar kan dan het vergaderbesluit voorleggen aan de kantonrechter met een verzoekschrift ter vernietiging. Dit moet wel binnen 30 dagen nadat het besluit genomen is gebeuren, of binnen 30 dagen nadat de eigenaar van het besluit kennis had kunnen nemen. De rechter kan vervolgens zo’n besluit vernietigen als dat tegen de redelijkheid en billijkheid indruist.
Een nietig besluit is een besluit dat in strijd is met de wet, het modelreglement of de splitsingsakte. Als het besluit nietig is, hoeft het niet ter vernietiging aan de kantonrechter te worden voorgelegd. Het is dan al van rechtswege niet geldig en dus nietig. Een nietig besluit mag door een lid genegeerd worden, dit zal dan geen consequenties hebben.
Besluiten in de vergadering mogen alleen worden genomen over onderwerpen die op de tijdig verstrekte agenda staan. Wat ‘tijdig’ is, staat vermeld in de splitsingsakte of in het modelreglement. De financiële besluiten van de ledenvergadering zijn doorgaans de meest belangrijke. Zo wordt onder meer een begroting voor het komende boekjaar vastgesteld en op basis daarvan worden weer de voorschotbijdragen bepaald.
Het bestuur legt tijdens de vergadering verantwoording af over het afgelopen boekjaar door de exploitatierekening en de balans te presenteren. Verder heeft de vergadering van eigenaren het laatste woord als het over wijzigingen in de splitsingsakte gaat of over het vaststellen of het aanbrengen van wijzigingen in het huishoudelijk reglement. De vergadering moet volgens de modelreglementen ten minste één keer per jaar plaatsvinden. Daarin wordt in ieder geval het jaarverslag en de begroting besproken en doorgaans ook de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden.
Bij Curo Vastgoed helpen we VvE’s in heel Nederland. Willen jullie meer weten over een goed beheer van de VvE of hebben jullie vragen over de ALV? Neem dan contact met ons op.
